Adatvédelem

 

Adatvédelmi irányelvek

A Letting Base Limited-nél elkötelezettek vagyunk ügyfeleink személyes adatainak védelme mellett s minden tőlünk telhetőt megteszünk, hogy adatait mindenkor a lehető legbiztonságosabb módon kezeljük és tároljuk.

Ebben az  adatvédelmi irányelvünkben foglaltuk össze hogyan használjuk fel az Ön által megadott személyes adatokat.

Adatvédelmi regisztráció

A Letting Base Limited az Egyesült Királyságban bejegyzett cég, mely adatvédelmi szempontból a “the Information Commissioner's Office” (ICO) regisztrált tagja. Regisztrációs számunk: ZA148946

Weboldalunk üzemeltetője:

Weboldalunk karbantartását és a tárhelyszolgáltatást  egy magyarországi telephelyű cég, a Netfort Bt. látja el. A Netfort Bt a GDPR elveit és szabályait követi és azok betartása mellett elkötelezte magát.

Miért kell személyes adatokat megadnia nekünk?

Annak érdekében, hogy a Letting Base Limited képes legyen szolgáltatásait nyújtani Önnek, elengedhetetlen, hogy bizonyos személyes adatokkal rendelkezzünk önről. Üzleti tevékenységünk során az ön által megadott személyes adatokat cégünk feldolgozza és tárolja.

Adatgyűjtés

Személyes adatokat a következő esetekben kérünk megadni:

  • Szálláskeresés                                                                         
  • Szállásfoglalás
  • Lakásbérleti szerződés megkötése
  • Referenciálás (nem minden esetben aktuális)
  • Bérlők regsztrálása szerződéskötést követően
  • National Insurance Number igénylése
  • Bankszámlanyitás kérelmezése
  • Továbbköltözés esetén referenciák kiállítása/adása
  • A bérlés során, ha valamilyen okból kifolyólag indokolt
  • Lakástulajdonosok (Landlord-ok) regisztrálása
  • Szerződéskötés lakástulajdonosokkal

Adatgyűjtés formái:

  • Formanyomtatványon
  • Elérhetőségeinken (pl: email, telefon)
  • Személyesen
  • Weboldalunkon keresztül

Formanyomtatványok esetén általában a következő információkat kérjük ügyfeleinktől:

  • Név
  • Jelelegi/korábbi lakcím
  • Elérhetőségek (pl: email cím, telefonszám)
  • Születési dátum
  • Az Egyesült Királyságba érkezés ideje (National Insurance intézése esetén szükséges)
  • Családi állapot (National Insurance intézése esetén szükséges)
  • Állampolgárság (National Insurance intézése esetén és a lakásbérleti szerződés megkötésekor a bérlői regisztrációhoz szükséges)
  • Foglalkoztatási adatok (Referenciálás esetén szükséges )
  • Preferenciák, melyeket a szálláskereséskor szeretné, hogy figyelembe vegyünk)
  • Vészhelyzet esetén értesítendő személy adatai (pl: név, cím, email cím, telefonszám - a lakásbérleti szerződés megkötésekor a bérlői regisztrációhoz szükséges)

“Right to Rent” ellenőrzés:
2016. február 1-től minden bérbeadónak (a bérbeadott szállás típusától függetlenül)  ellenőriznie kell, hogy a leendő bérlő/k/ (/amennyiben elsődeges otthonnak akarja használni az ingatlant és 7 évnél rövidebb idejű lakásbérleti szerződése van) jogosult(ak)-e az Egyesült Királyságban tartózkodni/ingatlant bérelni. A bérbeadónak (ez esetben a Letting Base Limited-nek)  ellenőriznie kell a bérlő(k) útlevelét/személyi igazolványát (vagy egyéb elfogadható okmányt/ezek hiányában egyéb papírokat kérnek/, másolatot kell róla készítenie, s a másolatot meg kell őrizze a teljes lakhatás idejére! Ha a leendő bérlő nem tudja a megfelelő dokumentumokkal igazolni a bérlési jogát, a bérbeadó a Home Office-szal fog kapcsolatba lépni, s ők fogják elvégezni az ellenőrzést. Ha a bérlő tartózkodása korlátozva van, az ellenőrzést a lejárati idő előtt vagy 12 havonta (amelyik a kettő közül hosszabb) meg kell ismételni! A bérbeadóra bérlőnként £3000 bírság szabható ki, ha elmulasztja a "Right to Rent" ellenőrzést elvégezni.  Bővebb információ (angolul) ITT elérhető. 

 

Harmadik féltől vagy nyilvánosan elérhető forrásból szerzett adatok:

Például:

  • Pénzügyi és tranzakciós adatokhoz juthatunk önről banki utalás esetén.
  • Azonosító számot és elérhetőségeket kaphatunk különböző cégektől. Pl:
    • Zoopla
    • Rightmove
    • Facebook
  • Nyilvánosan elérhető személyes adatok es elérhetőségek találhatóak többek között a követkző oldalakon:
    • Electoral Register
    • Companies House

Adatok, melyeket automatikusan megkapunk amikor ügyfeleink meglátogatják weboldalunkat:

  • IP-cím
  • böngésző típusa és verziója
  • időzóna
  • böngésző plug-in típusok és verziók
  • operációs rendszer és platform
  • a látogatáshoz használt eszköz
  • a látogató tartózkodási helye
  • online azonosító szám,
  • Információk az aktuális és az összes korábbi látogatásról, pl: látogatások száma, chatbeszélgetések száma és részletei, idő a webhelyen stb
  • URL adatok
  • megtekintett vagy keresett oldalakat;
  • az adott oldalakon töltött idő
  • letöltési hibák

Azok az adatok, melyeket személyesen, facebook oldalunkon és elérhetőségeinken keresztül kérünk megadni nagyban függ a megkeresés jellegétől és attól, hogy mely szolgáltatásunkat szeretné igénybe venni.

Hogyan használjuk az ön adatait?

Az Ön által megadott személyes adatokat csak a 2018-as általános adatvédelmi szabályoknak megfelelően dolgozzuk fel és / vagy osztjuk meg. A következő jogalapok közül legalább az egyiknek mindig meg kell lennie ahhoz, hogy adatait feldolgozhassuk és/vagy megoszthassuk:

  • Hozzájárulás –  adatait csak az ön által kiválasztott és engedélyezett célból és személyeknek adjuk ki és kizárólag olyan információt (pl: hírlevél) küldjnk az ön számára, melyet valóban szeretne és amihez hozzájárulását adja.

A hozzájárulás visszavonása

- Ha már nem szeretne marketing levelezést kapni a Letting Base Limitedtől, akkor bármikor visszavonhatja a beleegyezését e-mailben az info[at]lettingbase[dot]com címre.

- Ha már nem kíván harmadik féltől marketing célú kommunikációt fogadni, kérjük, kövesse az adott cég marketingkommunikációs utasításait!

  • Szerződéses jogalap - az Önnel kötött szerződés teljesítéséhez vagy a szerződéskötésre irányuló lépésekhez szükséges.

Például:

- Amikor megadja nekünk, hogy milyen ingatlant keres, akkor személyes adatait és keresési feltételeit rögzítjük a cégünk által használt ingatlanszoftverben (Acquaint CRM – Bright Logic Limited) és az abban felvitt elérhető ingatlanokkal összevetjük, hogy lássuk, hogy kínálatunkban szerepel-e olyan lakás/ház/szoba, ami az ön keresési feltételeinek megfelel. A szoftverbe bevitt adatok a szoftver üzemeltetője (Bright Logic Limited) számára is elérhetőek lesznek. A Bright Logic Limited a GDPR elveit és szabályait követi és azok mellett elkötelezte magát.

- Az ön által megadott elérhetőségeket használjuk amikor pl: időpontot szeretnénk önnel egyeztetni háznézésre vagy ingatlanban jelentkező meghibásodások rendezésére.

- Személyes adatait és elérhetőségét elérhetővé tesszük az általunk használt, független referenciáló cég számára. Leendő bérlőink referenciálását a Good2Rent (https://good2rent.co.uk/ ) cég végzi.

  • Jogi kötelezettség

Időnként előfordulhat, hogy személyes adatait meg kell adnunk különböző szerveknek/szervezeteknek, pl: HMRC, rendőrség, helyi önkormányzatok, hogy a munkájukat segítsük. Minden olyan esetben amikor adatait harmadik félnek adjuk ki ellenőrizzük, hogy az adatok kiadásának kérelme jogos-e és az adott cég/szervezet rendelkezik-e az ide vonatkozó

Esetenként meg kell adnunk személyes adatait, hogy segítsük a rendőrség, a HMRC, a helyi hatóságok munkájában. Az adatok megosztása előtt ellenőrizzük, hogy az ilyen kérelmek jogosak-e, és az adott szervezet rendelkezik-e az adatvédelemi mentességgel.

Például:

- Amikor egy ingatlanra HMO engedélyt kérünk az önkormányzatnak meg kell adnunk minden bérlő nevét és meg kell nekik küldenünk a bérlők lakásbérleti szerződésének másolatát, hogy igazoljuk, hogy pontosan hány fő, személy szerint kik laknak az ingatlanban és milyen típusú lakásbérleti szerződést kötöttünk.

Ritkán ugyan, de néha előfordul, hogy a rendőrség kéri egy adott ingatlanunk bérlőinek nevét és elérhetőségét, ha egy adott ügy kapcsán szükségesnek ítélik meg.

 

  • Jogos érdek alapján – ez a jogalap széles körű, de a Letting Base Limited csak akkor osztja meg adatait harmadik féllel, ha ez mind az ön és cégünk érdeke is, vagy ha ön külön hozzájárulását adta adatainak az adott harmadik féllel való megosztásához.

Például:

- Leendő bérlőink nevét és elérhetőségét kiadjuk a referenciálást végző cégnek (Good2Rent), hiszen mind az ön, mind pedig a mi érdekünk, hogy a cég el tudja végezni az ellenőrzéseket és ön megkaphassa/kibérelhesse a kívánt ingatlant.

- Annak érdekében, hogy egy-egy meghibásodást javíttatni tudjunk, vagy a meghibásodott eszközt cseréltessük a tulajdonos/általunk felkért szerelők bejussanak az ingatlanba és (szobabérlés esetén) az ön által bérelt szobába  és elvégezhessék a szükséges munkálatokat időpontot kell egyeztetniük önnel.

Három lépcsős teszt

Mielőtt megosztanánk a személyes adatait egy harmadik féllel, egy  háromlépcsős tesztet alkalmazunk:

1.Szándék  teszt annak megállapítására, hogy van-e törvényes szándék az adatok feldolgozás mögött

2.Szükségszerűség  teszt annak igazolására, hogy az adat(ok) feldolgozása szükséges

3.Egyensúly teszt annak biztosítása érdekében, hogy a jogos érdekek ne kerekedjenek felül az egyén érdekein.

 

Az ön adatainak biztonsága

Azokat a papír alapú dokumentumokat, pl: lakásbérleti szerződések, melyek ügyfeleink adatait tartalmazzák biztonságos helyen, az irodánk látogatóitól elkülönített helyen tárolunk és nyitvatartási időn túl elzárva tartunk.

A számítógépen laptopokon / táblagépeken tárolt elektronikus adatokat vírusírtó szoftverek és tűzfalak védik és az eszközök jelszóval védettek.

Az új adatvédelmi törvények ( GDPR ) által joga van:

  1.  tudomást szerezni arról, hogyan használjuk személyes adatait.

  2. hozzáférni az általunk tárolt személyes adataihoz. 

  3. visszavonni a  korábban adott hozzájárulását , pl: hírlevélküldés esetén . A hozzájárulás visszavonását emailben (info[at]lettingbase[dot]com ) kérheti tőlünk

  4. a hibás vagy hiányos személyes adatainak javítását kérni. Ha azt tapasztalja, hogy általunk kezelt adati tévesek vagy hibásak, kérjük, jelezze nekünk emailben az info[at]lettingbase[dot]com emailcímen.

  5. személyes adatainak törlését kérni amennyiben adatainak tárolása egyik jogalapot sem meríti ki azok közül amit ebben a tájékoztatóban felvázoltunk vagy, ha ön visszavonja a korábban adott hozzájárulását.

Például: ha ön korábban felíratkozott hírlevelünkre, de már nem szeretné, ha továbbra is küldenénk önnek és visszavonja a hozzájárulását a hírlevél küldésére, joga van ahhoz, hogy kérje adatai törlését a rendszerünkből. Azonban, erre csak akkor van lehetőség, ha más okból kifolyólag nincs szükségünk a személyes adataira. Ha ön pl: visszavonja a hírlevélküldésre adott hozzájárulását, de továbbra is jelentkezik bármely csoportos tanulmányunkba a hírlevelet nem fogjuk önnek küldeni, DE a csoportcsatlakozáskor automatikusan hozzáférünk a Facebook oldalához és az ott közzétett adatait.

  1. megakadályozni adatai feldolgozásá közvetlen marketing célokra, tudományos / történeti kutatásokat vagy bármi olyan módon, amely jelentős károkat okozhat önnek vagy másnak, beleértve a profilépítést is

  2. Kifogással élni személyes adatainak olyan feldolgozása ellen,  amely önnel kapcsolatos automatizált döntéseket eredményez, és megakadályozni az ilyen döntések meghozatalát.

  3. Az automatizált döntéshozatalhoz és a profilalkotáshoz kapcsolódó jogok

 

Mennyi ideig tároljuk adatait?

Személyes adatait csak addig tároljuk, amíg az eredeti cél érdekében szükséges vagy amíg jogilag kötelesek vagyunk tárolni. . Ha az adatok már nem szükségesek számunkra és már törvényileg sem vagyunk kötelesek tárolni, akkor adatait törölni fogjuk.

A legrövidebb idő, míg adatait tárolni fogjuk 12 hónap attól a pillanattól, hogy ön utoljára kapcsolatba lépett velünk amennyiben ön már nincs velünk üzleti kapcsolatban és ez (a 12 hónap)  idő alatt nem kezdeményezi tőlünk, hogy valamely szolgáltatásunkat biztosítsuk az ön számára.

 

Hogyan léphet velünk kapcsolatba?

Amennyiben bármi kérdése lenne Adatvédelmi Irányelveinkkel kapcsolatban, örömmel fogadjuk érdeklődését emailben (info[at]lettingbase[dot]com ), telefonon (02072812328 ) vagy  személyesen ( 487 Holloway Road, London N19 4DD).

Ha úgy érzi, hogy a Letting Base Limited nem tudja felvétését teljes körűen rendezni javasoljuk, hogy lépjen kapcsolatba a “the Information Commissioner's Office” (ICO) irodájával. Elérhetőségüket ITT találja.