Adatvédelem

Adatvédelmi irányelvek

A Letting Base Limited-nél elkötelezettek vagyunk ügyfeleink személyes adatainak védelme mellett s minden tőlünk telhetőt megteszünk, hogy adatait mindenkor a lehető legbiztonságosabb módon kezeljük és tároljuk.

Ebben az  adatvédelmi irányelvünkben foglaltuk össze hogyan használjuk fel az Ön által megadott személyes adatokat.

Adatvédelmi regisztráció

A Letting Base Limited az Egyesült Királyságban bejegyzett cég, mely adatvédelmi szempontból a “the Information Commissioner's Office” (ICO) regisztrált tagja. Regisztrációs számunk: ZA148946

Miért kell személyes adatokat megadnia nekünk?

Annak érdekében, hogy a Letting Base Limited képes legyen szolgáltatásait nyújtani Önnek, elengedhetetlen, hogy bizonyos személyes adatokkal rendelkezzünk önről. Üzleti tevékenységünk során az ön által megadott személyes adatokat cégünk feldolgozza és tárolja.

Adatgyűjtés

Személyes adatokat a következő esetekben kérünk megadni:

  • Szálláskeresés                                                                         
  • Szállásfoglalás
  • Lakásbérleti szerződés megkötése
  • Referenciálás (nem minden esetben aktuális)
  • Bérlők regsztrálása szerződéskötést követően
  • National Insurance Number igénylése
  • Bankszámlanyitás kérelmezése
  • Továbbköltözés esetén referenciák kiállítása/adása
  • A bérlés során, ha valamilyen okból kifolyólag indokolt
  • Lakástulajdonosok (Landlord-ok) regisztrálása
  • Szerződéskötés lakástulajdonosokkal

Adatgyűjtés formái:

  • Formanyomtatványon
  • Elérhetőségeinken (pl: email, telefon)
  • Személyesen
  • Weboldalunkon keresztül

Formanyomtatványok esetén általában a következő információkat kérjük ügyfeleinktől:

  • Név
  • Jelelegi/korábbi lakcím
  • Elérhetőségek (pl: email cím, telefonszám)
  • Születési dátum
  • Az Egyesült Királyságba érkezés ideje (National Insurance intézése esetén szükséges)
  • Családi állapot (National Insurance intézése esetén szükséges)
  • Állampolgárság (National Insurance intézése esetén és a lakásbérleti szerződés megkötésekor a bérlői regisztrációhoz szükséges)
  • Foglalkoztatási adatok (Referenciálás esetén szükséges )
  • Preferenciák, melyeket a szálláskereséskor szeretné, hogy figyelembe vegyünk)
  • Vészhelyzet esetén értesítendő személy adatai (pl: név, cím, email cím, telefonszám - a lakásbérleti szerződés megkötésekor a bérlői regisztrációhoz szükséges)

“Right to Rent” ellenőrzés:
2016. február 1-től minden bérbeadónak (a bérbeadott szállás típusától függetlenül)  ellenőriznie kell, hogy a leendő bérlő/k/ (/amennyiben elsődeges otthonnak akarja használni az ingatlant és 7 évnél rövidebb idejű lakásbérleti szerződése van) jogosult(ak)-e az Egyesült Királyságban tartózkodni/ingatlant bérelni. A bérbeadónak (ez esetben a Letting Base Limited-nek)  ellenőriznie kell a bérlő(k) útlevelét/személyi igazolványát (vagy egyéb elfogadható okmányt/ezek hiányában egyéb papírokat kérnek/, másolatot kell róla készítenie, s a másolatot meg kell őrizze a teljes lakhatás idejére! Ha a leendő bérlő nem tudja a megfelelő dokumentumokkal igazolni a bérlési jogát, a bérbeadó a Home Office-szal fog kapcsolatba lépni, s ők fogják elvégezni az ellenőrzést. Ha a bérlő tartózkodása korlátozva van, az ellenőrzést a lejárati idő előtt vagy 12 havonta (amelyik a kettő közül hosszabb) meg kell ismételni! A bérbeadóra bérlőnként £3000 bírság szabható ki, ha elmulasztja a "Right to Rent" ellenőrzést elvégezni.  Bővebb információ (angolul) ITT elérhető. 

Adatok, melyeket automatikusan megkapunk amikor ügyfeleink meglátogatják weboldalunkat:

  • IP-cím
  • böngésző típusa és verziója
  • időzóna
  • böngésző plug-in típusok és verziók
  • operációs rendszer és platform
  • a látogatáshoz használt eszköz
  • a látogató tartózkodási helye
  • online azonosító szám,
  • Információk az aktuális és az összes korábbi látogatásról, pl: látogatások száma, chatbeszélgetések száma és részletei, idő a webhelyen stb
  • URL adatok
  • megtekintett vagy keresett oldalakat;
  • az adott oldalakon töltött idő
  • letöltési hibák

Azok az adatok, melyeket személyesen, facebook oldalunkon és elérhetőségeinken keresztül kérünk megadni nagyban függ a megkeresés jellegétől és attól, hogy mely szolgáltatásunkat szeretné igénybe venni.

Hogyan használjuk az ön adatait?

Az Ön által megadott személyes adatokat csak a 2018-as általános adatvédelmi szabályoknak megfelelően dolgozzuk fel és / vagy osztjuk meg. A következő jogalapok közül legalább az egyiknek mindig meg kell lennie ahhoz, hogy adatait feldolgozhassuk és/vagy megoszthassuk:

  • Hozzájárulás  alapján – valódi, folyamatos választási lehetőséget és felügyeletet biztosít az ön számára, hogy adatait csak az ön által kiválasztott és engedélyezett célból és személyeknek adhassuk ki és kizárólag olyan információt (pl: hírlevél) küldjünk az ön számára, melyet valóban szeretne és amihez hozzájárulását adja.

A hozzájárulás visszavonása

- Ha már nem szeretne marketing levelezést kapni a Letting Base Limitedtől, akkor bármikor visszavonhatja a beleegyezését e-mailben az info[at]lettingbase[dot]com címre.

- Ha már nem kíván harmadik féltől marketing célból felvenni a kapcsolatot, kérjük, kövesse a marketingkommunikáció utasításait.

  • Szerződéses jogalap - az Önnel kötött szerződés teljesítéséhez vagy a szerződéskötésre irányuló lépésekhez szükséges.

Például:

- Amikor megadja nekünk, hogy milyen ingatlant keres, akkor személyes adatait és keresési feltételeit rögzítjük a cégünk által használt ingatlanszoftverben (Acquaint CRM – Bright Logic Limited) és az abban felvitt elérhető ingatlanokkal összevetjük, hogy lássuk, hogy kínálatunkban szerepel-e olyan lakás/ház/szoba, ami az ön keresési feltételeinek megfelel. A szoftverbe bevitt adatok a szoftver üzemeltetője (Bright Logic Limited) számára is elérhetőek lesznek. A Bright Logic Limited a GDPR elveit és szabályait követi és azok mellett elkötelezte magát.

- Az ön által megadott elérhetőségeket használjuk amikor pl: időpontot szeretnénk önnel egyeztetni háznézésre vagy ingatlanban jelentkező meghibásodások rendezésére.

- Személyes adatait és elérhetőségét elérhetővé tesszük az általunk használt, független referenciáló cég számára. Leendő bérlőink referenciálását a Good2Rent (https://good2rent.co.uk/ ) cég végzi.

  • Jogi kötelezettség

Időnként előfordulhat, hogy személyes adatait meg kell adnunk különböző szerveknek/szervezeteknek, pl: HMRC, rendőrség, helyi önkormányzatok, hogy a munkájukat segítsük. Minden olyan esetben amikor adatait harmadik félnek adjuk ki ellenőrizzük, hogy az adatok kiadásának kérelme jogos-e és az adott cég/szervezet rendelkezik-e az ide vonatkozó

Esetenként meg kell adnunk személyes adatait, hogy segítsük a rendőrség, a HMRC, a helyi hatóságok munkájában. Az adatok megosztása előtt ellenőrizzük, hogy az ilyen kérelmek jogosak-e, és az adott szervezet rendelkezik-e az adatvédelemi mentességgel.

Például:

- Amikor egy ingatlanra HMO engedélyt kérünk az önkormányzatnak meg kell adnunk minden bérlő nevét és meg kell nekik küldenünk a bérlők lakásbérleti szerződésének másolatát, hogy igazoljuk, hogy pontosan hány fő, személy szerint kik laknak az ingatlanban és milyen típusú lakásbérleti szerződést kötöttünk.

Ritkán ugyan, de néha előfordul, hogy a rendőrség kéri egy adott ingatlanunk bérlőinek nevét és elérhetőségét, ha egy adott ügy kapcsán szükségesnek ítélik meg.

 

  • Jogos érdek alapján – ez a jogalap széles köű, de a Letting Base Limited csak akkor osztja meg adatait harmadik féllel, ha ez mind az ön és cégünk érdeke vagy ha ön külön hozzájárulását adta adatainak az adott harmadik féllel való megosztásához.

Például:

- Leendő bérlőink nevét és elérhetőségét kiadjuk a referenciálást végző cégnek (Good2Rent), hiszen mind az ön-, mind pedig a mi érdekünk, hogy a cég el tudja végezni az ellenőrzéseket és ön megkaphassa/kibérelhesse a kívánt ingatlant.

- Annak érdekében, hogy egy-egy meghibásodást javíttatni tudjunk, vagy a meghibásodott eszközt cseréltessük a tulajdonos/általunk felkért szerelők bejussanak az ingatlanba és (szobabérlés esetén) az ön által bérelt szobába  és elvégezhessék a szükséges munkálatokat időpontot kell egyeztetniük önnel.

Három lépcsős teszt

Mielőtt megosztanánk a személyes adatait egy harmadik féllel, egy  háromlépcsős tesztet alkalmazunk:

1.Szándék  teszt annak megállapítására, hogy van-e törvényes szándék az adatok feldolgozás mögött

2.Szükségszerűség  teszt annak igazolására, hogy az adat(ok) feldolgozása szükséges

3. Egyensúly teszt annak biztosítása érdekében, hogy a jogos érdekek ne kerekedjenek felül az egyén érdekein.

Az ön adatainak biztonsága

Azokat a papír alapú dokumentumokat, pl: lakásbérleti szerződések, melyek ügyfeleink adatait tartalmazzák biztonságos helyen, az irodánk látogatóitól elkülönített helyen tárolunk és nyitvatartási időn túl elzárva tartunk.

A számítógépen laptopokon / táblagépeken tárolt elektronikus adatokat vírusírtó szoftverek és tűzfalak védik és jelszóval védettek.

 

 

Kis türelmet kérünk! - Az oldal további tartalmának feltöltése hamarosan folytatódik.

Köszönjük szépen türelmét!